Avant de transmettre une demande, prenez connaissance des engagements ci-dessous. La réservation reste soumise à l’accord de l’OMS.
Objet et accord de l’OMS
Ces conditions encadrent la mise à disposition temporaire et gratuite des salles de réunion de l’OMS Belfort aux associations adhérentes, au Pôle Bartholdi. Le demandeur déclare être habilité à agir pour son association. L’envoi du formulaire, l’acceptation de ces conditions et la vérification de l’email ne valent pas réservation confirmée. L’utilisation nécessite l’accord exprès de l’OMS, qui précise les modalités d’accès et de remise du badge.
Horaires et capacité
Les demandes sont à effectuer au moins 7 jours à l’avance, en jours calendaires, pour une utilisation entre 8 h et 23 h. Le créneau et l’objet de la réunion validés par l’OMS doivent être respectés. La petite salle accueille au maximum 19 personnes et la grande salle 90 personnes. Le demandeur veille au respect de ces capacités et des consignes de sécurité affichées.
Mobilier et équipements
Le mobilier et les équipements doivent être utilisés avec soin, uniquement pour l’usage prévu. La grande salle dispose de tables, de chaises, d’un vidéoprojecteur, d’un écran et d’un tableau à feuilles mobiles. Les feuilles, feutres et stylos ne sont pas fournis par l’OMS. Toute anomalie constatée à l’arrivée doit être signalée à l’OMS.
Rangement en fin d’utilisation
Avant de quitter les lieux, l’association remet les tables, les chaises et les autres équipements à leur emplacement, conformément aux plans de rangement disponibles dans la salle. Les accès et les issues doivent rester dégagés.
Nettoyage et déchets
L’association laisse les locaux et le matériel propres après son passage. Elle nettoie les surfaces et les sols salis pendant l’utilisation, ramasse ses déchets, vide les poubelles et évacue les sacs dans les emplacements prévus, dans le respect des consignes de tri affichées. Aucun déchet ne doit être laissé dans la salle.
Dégradations et signalement
L’association veille à ne pas détériorer les locaux, le mobilier ou le matériel et fait respecter ces règles aux participants. Tout incident, toute casse ou toute dégradation doit être signalé sans délai à l’OMS, y compris lorsqu’il est constaté à l’arrivée. Le cahier situé à l’entrée des salles permet également de consigner les remarques ; il ne remplace pas un signalement direct en cas de dégât ou d’urgence.
Responsabilité et assurance
L’association doit disposer d’une assurance responsabilité civile en cours de validité, adaptée à l’activité prévue et à la mise à disposition des locaux et du matériel. Elle vérifie auprès de son assureur les garanties applicables aux dommages corporels et matériels, notamment la casse et les biens confiés ou prêtés, et justifie de cette couverture auprès de l’OMS avant l’utilisation. L’association répond des dommages qui lui sont imputables dans les conditions du droit applicable. Leur éventuelle indemnisation par l’assureur dépend du contrat, de ses exclusions, plafonds et franchises : l’acceptation de ces conditions ne garantit pas une prise en charge automatique. Les modalités de réparation ou d’indemnisation sont examinées avec l’OMS sur la base des dommages constatés et des justificatifs, sans pénalité forfaitaire prévue par ces conditions.
Acceptation et conservation
La case d’acceptation du formulaire est obligatoire et n’est pas précochée. La date d’acceptation, la version et le texte accepté sont conservés avec la demande privée, puis associés à l’email vérifié du demandeur. Ils sont transmis à l’OMS avec la demande. Cette acceptation ne dispense pas de l’accord de l’OMS ni de la justification de l’assurance. Pour toute question ou annulation, contactez oms.belfort90@gmail.com ou le 03 84 90 32 94.